東京でイベントを行うまたは参加をする会社は、商品の運搬や設置などのことも考えてスケジュールを早い時期に決めなければいけません。イベントを行うのなら、会社から商品を運搬する必要がありますがいつ頃動き出すのか、また設置をするのならどのくらい時間をかけるのかを判断しないといけないのです。そのため、スピードが重要となっていきます。スケジュールをしっかりと立てておくことでイベントの開始までに必要なこと、物や人数なども判断しやすくなります。
東京にある会社ならいいですが、地方から参加をしたり行う場合はそれこそきちんと時間を考えないといけないため大変です。東京のどこに運ぶのか、事前に運搬して当日に搬出するとしてもどこに保管しておくのかも重要になるため、スケジュールはさらに細かく決める必要があります。「当日に何とかする」というのは無理なので、いざという時のトラブルや困った時の対処法、フォローの方法なども検討しておく必要があるそうです。商品の紹介をするためのパンフレット、スタッフの配置なども考える必要があって、スケジュールが押してしまうこともあります。
そうならないためにも、小さなミスも許されません。イベントの内容によっては人数をどのくらい当日に避けるのか、また地方だとどんな商品をアピールするのかを決めて設置する場所のイメージなども直接見ることが難しくなります。そのため、事前にその場所の写真などをチェックするなどやらなければいけないことも多いので、スケジュールはさらに過酷になる可能性も考えられます。